7 consejos para organizar reuniones de trabajo efectivas

El líder de grupo nos llama a una reunión. 45 minutos después todos coincidimos en algo: fue un desperdicio de tiempo.

Las reuniones de trabajo son fundamentales para los equipos, ¿pero funcionan? Según un estudio realizado por Verizon Conferencing, un empleado promedio atiende 62 reuniones cada mes y la mitad de éstas se consideran un desperdicio. En total, 31 horas de trabajo son improductivas mensualmente.

Es importante que no solo el responsable de liderar una reunión considere aplicar las siguientes buenas prácticas para sacarles el máximo provecho, sino todos los asistentes.

Especifica una agenda clara con tiempo

Compartir una agenda clara de lo que se tratará es fundamental para que los asistentes lleguen preparados, tanto mentalmente como con herramientas, reportes y material. Muchas reuniones terminan con pausas exageradas porque algún miembro tuvo que ir a su computador por algo de información.

Es mejor sin dispositivos

A menos que sean una herramienta fundamental para conseguir datos o presentar reportes, todo tipo de dispositivos deberían ser prohibidos en reuniones. Actualizaciones en redes sociales, correos de último minuto o llamadas pueden desviar la atención de los asistentes.

El equipo debería estar entre 4 a 7 personas

Muchas personas producirán reuniones poco efectivas. Las chances de perder la atención, iniciar conversaciones personales o la falta de fluidez en la comunicación, son algunos de los efectos de reuniones con grandes equipos. Claro que tomará mucho tacto, pero invita **únicamente** a las personas que realmente deben estar presentes.

Asigna un líder de la reunión

Elige a alguien que sea confiable y respetado por el equipo, además de que se sienta seguro de liderar la reunión y mantenerla fluyendo. No tiene porque ser el “jefe”, debe ser alguien con empatía grupal.

Política del tiempo suizo

En muchas ocasiones las reuniones empiezan 10 minutos tarde y finalizan 45 después. La política del tiempo suizo determina el inicio y final de las reuniones en tiempos poco comunes, por ejemplo: de 10h27 a 11h18. Este nivel de exactitud despierta la curiosidad del equipo y promueve el respeto de los horarios.

Usa tecnología

Mantener a una secretaria en una reunión solo para generar un acta es una práctica tanto aberrante, como improductiva. Las personas seguramente tienen mejores cosas que hacer. Graba la reunión, transmítela por streaming o crea un grupo de Slack para el seguimiento posterior. Lo más importante es no generar nuevas reuniones para compartir actualizaciones de lo ya tratado.

Llévala al patio de la oficina

Si no existe la necesidad de usar equipos o mantener muchos papeles sobre la mes, una buena idea es mantener reuniones al aire libre. Si es una reunión con una sola persona, es mejor hacerla en la cafetería de la esquina. Este cambio de ambientes promueve la creatividad e impacta positivamente en el equipo.

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