Productividad

Cómo teletrabajar fácilmente en tiempos de Coronavirus

El lamentable escenario que nos plantea el coronavirus pone a prueba a las organizaciones y profesionales. ¿Puedes trabajar a distancia? Este es el método que cree para hacerlo exitosamente por más de 5 años.
  • “Centralizar” es el método que creé y con el que he teletrabajado exitosamente por más de 5 años.
  • Te comparto todos los detalles del método, así como las herramientas y mentalidad necesarias para aplicarlo fácilmente.
  • Tanto en el paro general que sufrió Ecuador en octubre así como en la actual coyuntura frente al Coronavirus, ha probado ser totalmente eficaz.

Odio estar en una oficina por 8 horas. De hecho, más de 2 ya me comienzan a ser molestas. Es por esto que hace más de 5 años comencé a teletrabajar de manera parcial y hace como 3 lo hago full time. ¿Te puedo decir exactamente cómo hacerlo? Seguro que sí.

Antes de pasar directamente al método, te quiero comentar lo lógico: El teletrabajo, al menos si mantienes una relación de dependencia, va a depender más de la empresa que de ti. Si su cultura es una pendejada o sus líderes no confían en este sistema, entonces no tendrás éxito hagas lo que hagas.

Cómo alcanzar ese cambio cultural es algo que se lo dejo a los expertos en talento humano. De mi parte, voy directamente a lo práctico.

Las habilidades que debes potenciar para teletrabajar

Si quieres separarte del resto, es decir, de aquellos que necesitan controles y jefes que les presionen, entonces tendrás que potenciar estas habilidades:

  • Responsabilidad: Tienes que exigir que las tareas que te envíen sean claras y debes ponerte a trabajar en ellas con conciencia. Si las dejas para después, estás pidiendo a gritos regresar a la oficina.
  • Orden: Si tienes 1327 correos en tu bandeja de entrada debes cuestionarte si el teletrabajo es para ti. No solo porque un mail que se te pase puede significar un problema, sino porque dice mucho de cómo manejas tu flujo de trabajo. Debes organizarte para poder alcanzar los objetivos.
  • Autonomía: Debes aprender a tomar decisiones. En una oficina puedes levantarte 300 veces a preguntar qué hacer y qué no, pero en el teletrabajo debes ser autónomo en tus decisiones. Debes confiar en tu experiencia y conocimiento y olvidarte de pedir aprobación para todo.
  • Tecnologizarte: Ya te digo que debes estar listo a usar nuevas herramientas (sobre todo SaaS) si quieres teletrabajar exitosamente. En lo posible tu curva de aprendizaje en esas tecnologías también debe ser corta.

Centralizar: mi método para teletrabajar

Al método que he ido construyendo en todos estos años para teletrabajar le llamo “Centralizar”, y combina el orden y la tecnología para que te sea más fácil cumplir con tus obligaciones.

Si bien me gustaría escribir largo y tendido para explicarlo, aquí trataré de resumirlo brevemente.

La idea de Centralizar es ordenar toda la información que ingresa a tu flujo de trabajo en un solo lugar. Si bien controlar el número de vías de comunicación es también importante, lo que debes buscar es organizar y centralizar las tareas.

Para lograrlo debes identificar estos componentes:

  • Comunicación: Son canales por donde te llega la información. Desde una simple conversación hasta una reunión con 7 personas, te es fundamental usarlas solo para intercambiar ideas, mas no para guardarlas.
  • Clasificación: Por una vía de comunicación te pueden llegar tareas, información de apoyo a esas tareas o spam. Cuando encuentras una tarea debes clasificarla en tu central (project manager), mientras que los detalles pueden clasificarse ya sea en tu central o en la misma vía de comunicación.
  • Centralización: Tu central toma la forma de un project manager. Un software que te permite crear proyectos y gestionarlos, creando tareas y su información de apoyo, que inclusive pueden ser algunas subtareas.
  • Control: Perder la noción del tiempo es muy común al teletrabajar, así que necesitas controlarlo. Además, requieres reportes sobre el avance de tus proyectos.

Evidentemente, cada uno de estos componentes tienen sus particularidades y en cada uno he ido creando buenas prácticas que los hacen muy fáciles de gestionar. Si bien no puedo explicarlos a detalle en este artículo, te puedes comunicar conmigo en mis redes sociales si tienes alguna duda.

Tecnología que debes usar

El método que te acabo de explicar pretende configurar tu mentalidad. Si toda la información que te ingresa la logras ordenar bajo esos lineamientos, creeme que hasta la lista de compras se te hará más fácil de gestionar.

Ahora, para ejecutar ese método necesitas herramientas y estas son mis recomendaciones:

Comunicación

Mi primer consejo es que definas con tu equipo o clientes las vías de comunicación oficiales que van a usar. Si lo dejas abierto, hay muchas posibilidades de que te comiencen a contactar hasta por Tinder.

Mi set de comunicación ideal es:

  • Trello: Me adelanto un poco y te recomiendo a este project manager como tu central. Su simpleza es su mayor fortaleza, pues se adapta a todo proyecto, grande o pequeño; complejo o simple. En los comentarios de cada tarea se va a manejar al menos el 50% de toda la comunicación que tengas con tu equipo.
  • Correo electrónico: No importa cuantos Slack creen, el correo electrónico muy difícilmente morirá. Es “tan de todos” que es imposible dejarlo afuera como vía de comunicación. Por eso mi obsesión con que lo mantengas limpio, sin ningún correo en tu bandeja de entrada.
  • WhatsApp: Muy pronto pagaras en la tienda a través de WhatsApp. Creeme, nuestro futuro es parecido a China y su WeChat. Es otra vez “tan de todos”, tan común y natural, que es perfecto para comunicarnos. Además, es tan simple que no busca “solucionarte” nada más que tu comunicación.

También voy a compartirte algunas alternativas populares que NO me han funcionado, aunque podrían hacerlo para ti:

  • Slack: Si bien es super cool, Slack va en contra de mi filosofía de centralizar la información. Slack se vende no solo como un chat, sino como un lugar donde justamente guardas tus documentos y soportes, algo que no me gusta en lo absoluto.
  • Telegram, WeChat, etc.: Pueden ser muy buenas soluciones de chat pero no son populares y eso significa que los miembros de tu equipo tendrán que descargarlas y aprenderlas. Ahora, si tu proyecto requiere de otras características como la seguridad, entonces comienzan a tener sentido.

Clasificación

La Inteligencia Artificial está ayudándonos cada vez más en este componente, aunque todavía no ha logrado reemplazarlo. No hay nada mejor que tu sentido común para identificar qué es una tarea, qué un apoyo a esa tarea y qué spam.

Si bien puedes crear, por ejemplo, filtros de correo electrónico que ejecuten una tarea de clasificación automáticamente, como borrar un mail que provenga de una determinada dirección, va a recaer en ti la responsabilidad de clasificar los datos.

Centralización

Tienes que tomar una decisión muy inteligente eligiendo tu project manager. Si lo haces mal y quieres cambiar a futuro, te espera un proceso muy jodido.

Otras herramientas de centralización son más fáciles de cambiar, aunque también te recomiendo que lo pienses muy bien antes de elegirlas.

  • Trello: Para mi el mejor project manager que existe. Su simpleza me ha permitido utilizarlo en distintos proyectos como en campañas de marketing, calendarios de contenido, salas editoriales de medios, CRM simple, etc. Te recomiendo organizar tus proyectos bajo el sistema de información Kanban en donde clasificas las tareas en estas etapas: Por hacer, haciendo y hecho.
  • Notion: Si bien se vende como una unión entre un project manager y un software para tomar notas, es en esto último en donde resalta. Guardar notas, sitios web, videos y otro tipo de contenido es esencial para tu trabajo, y en muchas ocasiones este material no está asociado a un proyecto en especial, por lo que es difícil encontrarle un lugar en tu central.

Así mismo, te comparto lo que NO me ha funcionado:

  • Monday, Asana, Zoho, etc.: Les he dado su oportunidad como project managers, pero una vez más repiten el problema de Slack. Es decir, ir más allá de lo que originalmente deben hacer. Incorporan características que complican el producto y le hacen perder su flexibilidad para adaptarse a cualquier proyecto.

Control

Definitivamente te interesa tener reportes del avance de tu trabajo. En Trello puedes usar “Listas por hacer” para ver claramente cuánto has avanzado en cada tarea, y si usas subtareas enlazadas automáticamente a través de Butler, puedes ver el avance general de tu proyecto.

Para controlar el tiempo que le destinas a cada tarea, algo especialmente importante en teletrabajo, te recomiendo usar Toggl. Funciona de maravilla con Trello y sus reportes son fantásticos. Inclusive el plan gratuito te es suficiente para trabajar.

Ejemplo práctico

Pongamos a funcionar todos estos conceptos y herramientas en un ejemplo bastante real: desarrollar un nuevo sitio web para la empresa.

Toma en cuenta que eres el líder de este proyecto.

Contacto 0: Reunión de arranque

  • Comunicación: Se reúnen 9 personas para hablar sobre el nuevo sitio web. Delimitan que tiene que tener 7 secciones y que la sección “Trabaja con nosotros” debe tener un formulario para enviar el CV. Especifican también las conexiones con otras herramientas, pixeles y servicios que deben existir.
  • Clasificación: Clasificas la información así: 1 proyecto “Sitio Web”, 7 tareas para cada sección, 1 apoyo como comentario en la tarea de la sección “Trabaja con nosotros” para incluir el detalle del formulario y 1 tarea para las conexiones.
  • Centralización: Creas la estructura anterior en Trello. Es muy sencillo pues solo son tareas y comentarios.
  • Control: Puedes seguir el avance en horas de cada tarea con Toggl. Además, si en el checklist de la tarea “Trabaja con nosotros” hay 5 ítems, al completar cada uno puedes controlar su avance.

Contacto 1: Correo electrónico

  • Comunicación: El jefe de área te felicita por el avance del proyecto. Dice que está muy lindo el diseño.
  • Clasificación: No identificas acción alguna. Es sólo informativo.
  • Centralización: Archivas el correo directamente en Gmail y envías un mensaje por WhatsApp al equipo para extender la felicitación.
  • Control: No existe.

Contacto 2: Nota de voz por WhatsApp

  • Comunicación: Santiago, gerente comercial, te envía una nota de voz con un sitio web que le ha gustado mucho. Espera que puedas copiar lo mejor.
  • Clasificación: Encuentras 1 apoyo al proyecto.
  • Centralización: Escribes un comentario en la tarea general del proyecto y la compartes con el equipo. También les pides analizar el sitio web para encontrar inspiración. Finalmente guardas el enlace en Notion para futuras referencias.
  • Control: No existe.

Contacto 3: Conversación de pasillo con el CEO

  • Comunicación: El CEO te pide acelerar el proyecto. Que elimines dos secciones pero que salgas una semana antes.
  • Clasificación: Identificas Información importante pero no genera tareas.
  • Centralización: Pides una reuniòn de equipo por correo y WhatsApp y socializas el pedido del CEO. Archivas las tareas y subtareas asociadas a las 2 secciones eliminadas. Para concluir, dejas un comentario de apoyo con los nuevos acuerdos en plazos y fechas en Trello.
  • Control: Sigues de cerca los reportes de Toggl y las checklist de cada tarea.

Y este ciclo se sigue repitiendo en cada interacción que tengas sobre dicho proyecto. Te aseguro que el proceso de comunicación, clasificación, centralización y control lo harás en modo automático en poco tiempo.

Es así cómo he logrado teletrabajar fácilmente y de manera organizada por todos estos años. ¿Te hace sentido?

Comentarios

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s