Podcast: Así he teletrabajado sin esfuerzo por más de 5 años | #6

Podcast: Así he teletrabajado sin esfuerzo por más de 5 años | #6
  • El teletrabajo ya no es una moda, sino un estándar, y eso exige que te prepares para responder al reto.
  • Por más de 5 años vengo aplicando un método llamado “Centralizar” para teletrabajar. He logrado tener orden en mis tareas y su ejecución ha sido mucho más sencilla.
  • En este podcast te comparto la mentalidad y herramientas que debes tener para adoptar este método muy fácilmente.

El teletrabajo no está de moda, ¡por fin! se está convirtiendo en un estándar, y definitivamente es una de las cosas positivas que rescato de esta pandemia.

Entiendo muy bien que para algunas personas trabajar desde casa pueda significar un gran reto, después de todo es algo nuevo y seguro que genera incertidumbre, aunque con las herramientas y la mentalidad adecuadas, se hace hasta divertido.

Es así que quiero compartirte algunos consejos sobre cómo teletrabajar después de más de 5 años de venir haciéndolo día a día. Solo escucha este episodio de mi podcast “Acción Digital con HotJoint” para conocerlos.

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Centralizar, mi método para teletrabajar

En este artículo y en el podcast te explico a detalle de lo que se trata, aunque para resumirlo puedo describirte un escenario real:

Imagina a José. Él revisa su correo electrónico todos los días para encontrar novedades de su trabajo. Su bandeja de entrada es su archivo y combina cientos de correos leídos y otros que todavía no ha revisado. Se limita a abrir aquellos nuevos correos que están por encima de todos los demás.

Después abre su calendario, que es en realidad una colección de eventos que él no creó, sólo los aceptó en algún correo. Confía que no se le haya pasado nada y que las reuniones que tiene que atender, estén ahí.

Los archivos de su trabajo están guardados en decenas de carpetas en el escritorio de su computador. ¡Seguro, él entiende su propio orden! Aunque para encontrar un documento gasta más de 5 minutos buscando por ahí y por allá.

Puedo seguir con los ejemplos, aunque seguro ya entendiste mi punto…

El tema es que en estos días, además de lidiar con su forma de trabajar, José tiene que atender reuniones remotas usando herramientas nuevas, tiene que trabajar en horas poco comunes, tratar de guardar algo de disciplina para organizar su día, no olvidarse de comer, comprar una cámara y un micrófono, entre otras cosas.

José necesita ayuda. Necesita cambiar su mentalidad y comenzar a ordenarse.

Centralizar es justamente eso. Significa clasificar toda comunicación en un solo centro de control y priorizar tus tareas sin preocuparte de organizar la información a cada momento.

Funciona con 4 componentes:

  • Comunicación: Son canales por donde te llega la información. Desde una simple conversación hasta una reunión con 7 personas, te es fundamental usarlas solo para intercambiar ideas, mas no para guardarlas.
  • Clasificación: Por una vía de comunicación te pueden llegar tareas, información de apoyo a esas tareas o spam. Cuando encuentras una tarea debes clasificarla en tu central (project manager), mientras que los detalles pueden clasificarse ya sea en tu central o en la misma vía de comunicación.
  • Centralización: Tu central toma la forma de un project manager. Un software que te permite crear proyectos y gestionarlos, creando tareas y su información de apoyo, que inclusive pueden ser algunas subtareas.
  • Control: Perder la noción del tiempo es muy común al teletrabajar, así que necesitas controlarlo. Además, requieres reportes sobre el avance de tus proyectos.

Para cada componente hay herramientas que te van a ayudar y en el podcast puedes conocerlas. Es más bien en tu mentalidad en donde quiero hacer hincapié, pues de esto depende de que organices tus comunicaciones y por ende tus tareas y trabajo.

Imagina este escenario y analiza cómo deberías dividirlo:

  • Comunicación: Se reúnen 9 personas de tu equipo para hablar sobre el nuevo sitio web de la empresa. Delimitan que tiene que tener 7 secciones y que la sección “Trabaja con nosotros” debe tener un formulario para enviar el CV. Especifican también las conexiones con otras herramientas, pixeles y servicios que deben existir.
  • Clasificación: Clasificas la información así: 1 proyecto “Sitio Web”, 7 tareas para cada sección, 1 apoyo como comentario en la tarea de la sección “Trabaja con nosotros” para incluir el detalle del formulario y 1 tarea para las conexiones.
  • Centralización: Creas esa estructura en tu project manager. Es bastante simple pues solo debes crear tareas y comentarios.
  • Control: Cada tarea la divides en checklists que vas completando diariamente. Trabajas en pomodoros de 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Finalmente, compartes tus avances diariamente con tu equipo en el project manager y motivas 1 reunión cada 3 días para hablar con todos.

Esa reunión pudo haber sido un correo o un mensaje de WhatsApp, lo que debes buscar es dividir esas comunicaciones en los 4 componentes, organizar las nuevas tareas o apoyos que resulten de ese análisis en tu project manager y archivar las comunicaciones de inmediato par que no generen desorden.

Una vez que domines esta mentalidad, harás el proceso casi en automático y vas a darte cuenta que ya no vas a tener correos sin leer o archivos en tu escritorio, pues todo estará centralizado en tu project manager, en forma de tareas y checklists.

¡Inténtalo, te va a ayudar!

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