Centralizar: La forma más sencilla de organizar tu trabajo

Centralizar significa clasificar todas las comunicaciones de trabajo en un solo centro de control y priorizar tus tareas sin preocuparte de organizar la información a cada momento.

Funciona con 4 componentes:

Comunicación: Son canales por donde te llega la información, desde una simple conversación de pasillo hasta una reunión con 7 personas.

Clasificación: Cuando te llegan tareas por los canales de comunicación necesitas organizarlas decidiendo cuáles van a tu central de trabajo (project manager) y cuáles puedes ignorar.

Centralización: Tu central de trabajo es un project manager; un software que te permite gestionar proyectos que a su vez tienen tareas, subtareas e información de apoyo.

Control: Evalúas el progreso de tu trabajo con una revisión rápida o hasta con reportes.

Más allá de las herramientas que uses en cada componente, es en tu mentalidad en donde quiero hacer hincapié, pues ahí está la clave para organizarte mejor.

Analicemos este típico flujo de trabajo y cómo deberías centralizarlo:

Comunicación: Se reúnen 9 personas de tu equipo para hablar sobre el nuevo sitio web de la empresa. Identifican 7 secciones por desarrollar y que en la sección “Trabaja con nosotros” debe existir un formulario con un campo para subir el CV de los aplicantes.

Clasificación: Sabes que tienes que crear un proyecto para el sitio web y una subtarea para cada sección. Toda las ideas, enlaces de referencias y otra información, la vas a guardar dentro del proyecto como adjuntos.

Centralización: En tu project manager creas un proyecto “Sitio Web”, 7 tareas para cada sección y una lista “to-do” en la tarjeta de la sección “Trabaja con nosotros” con el detalle del campo para subir el CV.

Control: A través de listas “to-do” vas a controlar el progreso general del proyecto y de cada sección. Además, acordaron como equipo reunirse todos los días por 15 minutos para alinearse y compartir avances.

Esta reunión ficticia pudo haber sido un correo o un mensaje de WhatsApp, lo que debes buscar es dividir esas comunicaciones en los 4 componentes, organizar o actualizar las tareas en tu project manager y, lo más importante, archivar ese correo o mensaje para que no estorbe.

Una vez que esta mentalidad sea natural para ti, todo lo que recibas en tu trabajo estará clasificado casi por arte de magia. Te vas a olvidar de bandejas de entrada repletas o escritorios con cientos de archivos.

¡Inténtalo, te va a ayudar!